Ogni arrivo, da Sedisp, porta con sé tre documenti: la fattura, il DDT e la dichiarazione doganale. Gli arrivi sono più di 400 al giorno.
Sedisp gestisce il magazzino che rifornisce le navi di Costa Crociere. Quello che entra va controllato riga per riga contro quello che era stato ordinato. È il controllo che dice se una fornitura è giusta, e fino a poco tempo fa lo faceva il back office, a mano.
Il problema
Quattrocento arrivi al giorno, un controllo alla volta
Prima di quadra i documenti arrivavano come scansioni. Qualcuno doveva aprirli, leggerli, confrontare ogni riga con l’ordine e poi riportare i dati nel gestionale. Era il lavoro di quattro o cinque persone di back office.
Il problema non era solo il tempo. Finché il controllo non era chiuso, il ricevimento restava aperto: la merce era in magazzino, ma per il sistema non era ancora arrivata. Ogni ritardo del back office diventava un ritardo del magazzino.
E con quei volumi, un controllo fatto a mano è anche un controllo che qualcosa lo lascia passare. Le differenze tra ordinato e ricevuto che nessuno nota non si possono correggere.
“[Citazione da raccogliere: com’era il ricevimento prima di quadra, nelle parole di Valentina.]”
La soluzione
Un’evoluzione, non un nuovo gestionale
Sedisp non voleva cambiare sistema. Il gestionale è un AS/400, i flussi con Costa Crociere sono costruiti intorno a quello, e chi lavora in magazzino lo conosce. Serviva un’evoluzione di quello che c’era già, non un progetto di migrazione.
Così gli agenti di quadra lavorano dove il lavoro già passava. Leggono i documenti scansionati, ne estraggono le righe e le abbinano all’ordine giusto. Poi scrivono il risultato direttamente nel gestionale, attraverso lo stesso tracciato che il sistema usava già.
Quando i conti tornano, il ricevimento si chiude. Quando non tornano, l’agente non decide da solo: segnala la differenza alla persona giusta, con il documento e la riga dell’ordine già davanti.
“[Citazione da raccogliere: perché un’evoluzione del sistema esistente e non un cambio di gestionale.]”
I risultati
Il ricevimento si chiude in pochi minuti
Oggi il 97% dei documenti viene gestito in automatico. Il ricevimento, che prima aspettava il back office, si chiude in pochi minuti.
360 ore al mese, tre persone
Il tempo liberato vale 360 ore al mese di back office. Le tre persone che le passavano a ricopiare documenti non sono state sostituite: sono state spostate su attività operative, dove il loro lavoro conta di più.
Più differenze trovate, non meno
Il risultato meno ovvio riguarda la qualità del controllo. Sulle forniture per le navi di Costa Crociere l’80% dei controlli ordinato/ricevuto è ora automatico, e nei primi tre mesi sono state rilevate il 12% di discrepanze in più. Un controllo che guarda ogni riga trova quello che a mano sfuggiva.
Il vostro back office lavora come quello di Sedisp prima di quadra?
La lezione di Sedisp non è che l’automazione va veloce. È che il controllo può diventare più rigoroso proprio mentre smette di pesare sulle persone.
- Partite dal documento che blocca tutto. Da Sedisp era il ricevimento: finché non era chiuso, il magazzino aspettava.
- Non cambiate gestionale. Gli agenti lavorano sull’AS/400 che c’era già, attraverso i tracciati esistenti.
- Spostate le persone, non toglietele. Le 360 ore liberate ogni mese sono tornate all’operatività.
- Misurate quello che trovate. Più discrepanze rilevate è il segno che il controllo adesso funziona.
Sedisp ha cominciato da un solo processo, il ricevimento. Il resto si costruisce sopra.
